Una variedad de libros, estudios y metodologías han sido dedicados a resolver uno de los retos más importantes de la sociedad, el cual es la gestión de nuestro tiempo. El tiempo que disponemos es un recurso limitado y es sumamente importante decidir con anticipación en qué lo vamos a invertir.

En el área laboral y empresarial estamos expuestos día a día a lo que algunos autores denominan un “vórtice” de tareas que requieren atención, provenientes de las múltiples ocupaciones, que en muchos casos se ven incrementados por lo que se conoce como la “nueva normalidad” que incluye muchas horas de pantalla en reuniones virtuales sumado a un desbalance de la vida laboral y personal. Como resultado estas condiciones disminuye nuestra productividad y generan estrés negativo que muchas veces llega a afectar la salud.

Muchas personas se preguntan ¿Cuál es el método correcto para gestionar el tiempo?

Lo interesante es que no hay una única respuesta a esta pregunta, ya que el método dependerá de cada caso. No hay una lista de tareas o agenda electrónica que solvente el problema por si solo, sino más bien, se trata de utilizar algunos principios para crear nuestro propio esquema de gestión del tiempo, que nos permita impulsar la productividad y liberar el estrés negativo.

Con base en mi experiencia y la ayuda de diferentes recursos, he logrado establecer los aspectos fundamentales de la gestión efectiva del tiempo, los cuales son:

1. Definición de los horizontes

Algunas veces puede habernos sucedido que, viendo hacia atrás en un año, no encontremos avances significativos en objetivos importantes en al área profesional o en nuestra vida personal y la única explicación es que el tiempo estuvo en nuestra contra.

La analogía del horizonte implica ver más allá de los objetivos de corto plazo (como la lista de tareas diaria) y tener una perspectiva de mayor plazo, donde podemos establecer objetivos más relevantes como crecimiento de la empresa, nuevos productos, mercados, etc. y de una forma consciente dedicar tiempo y priorizar dentro de la turbulenta vida cotidiana.

También implica identificar lo que se conoce como los “Ladrones de Tiempo” que muchas veces son tareas que tienen un menor impacto en los objetivos de largo plazo y consumen tiempo valioso. En otros casos son actividades “Urgentes e Importantes” y la estrategia puede ser delegar la responsabilidad al área o persona correspondiente.

2. Identificación de los ciclos abiertos

Un ciclo abierto es todo aquello que utiliza un espacio dentro de nuestra mente, como un proyecto, una iniciativa o un conjunto de actividades necesarias para una tarea.

En este punto, lo importante es determinar cuáles ciclos son de mayor relevancia y cuales pueden archivarse temporalmente para establecer un mayor enfoque en aquellas actividades que se alinean con el objetivo de mayor interés en el horizonte.

Escribir en papel o en una aplicación específica es importante para visualizar todos los ciclos que aparezcan en nuestra mente, incluso fuera del horario de trabajo, para clasificar de una forma más efectiva.

3. Flujo de Trabajo

Teniendo identificados los ciclos y los puntos de acción que requieren de nuestro tiempo, podemos decidir en qué actividades invertiremos nuestro tiempo al iniciar cada día para incrementar la productividad en las áreas que consideramos más importantes, por ejemplo, el lanzamiento de nuevos productos, sucursales, servicios, etc.

Finalmente, este proceso requiere crear la disciplina de revisión continua, cada semana, en un día que sea conveniente, por ejemplo, los lunes a las 8am, viernes a las 6pm, domingo 8pm, etc. Esto nos evitará el inconsciente temor de no estar haciendo lo que deberíamos, de esta forma evitaremos el estrés negativo generado por el vórtice de actividades.